Så lyckas du med myndighetsbesiktningar

Robert Edholm och Håkan Sahlberg arbetar som konsulter på Meta med specialkunskap inom teknisk och digital förvaltning och myndighetskrav. Deras gemensamma erfarenheter ger ett stort ”know-how” i vad som krävs för att säkerställa regelefterlevnad. Här ger de sina insikter och bästa råd kring framgångsfaktorer för att uppfylla myndighetskraven i din förvaltning.

Vilka är de största utmaningarna som fastighetsägare står inför när det gäller att uppfylla myndighetskrav?
– Största utmaningen är att hålla koll på alla myndighetskrav, som hanteras splittrat mellan egen personal och externa företag. En utmaning är att informationen är spridd, mellan avdelningar, system och företag.

Hur kan digitalisering och enhetlig informationshantering hjälpa till att möta dessa utmaningar?
– Digitala system ger automatiska påminnelser, centraliserad dokumentation och enkel spårbarhet. Implementering av standarder och gemensamma begrepp kan underlätta kommunikationen och säkerställa enhetlighet av data.

Kan ni ge några exempel på vanliga misstag som fastighetsägare gör när det gäller besiktningsdata och hur de kan undvikas?
– Misstag är användning av Excel-ark, som snabbt blir föråldrade/felaktiga/solitära. Det är en risk att de också ofta är kopplade till enskilda personer. Ett annat misstag är att inte ha tydliga ansvarsroller. Här kan digitala system och bättre processer göra stor skillnad.

Hur ser ni på myndighetsbesiktningar och vilka trender tror ni kommer att påverka branschen mest?
– Myndighetskraven kommer att förändras med teknikutvecklingen. IoT och AI kommer att ersätta/komplettera besiktningar. Sensorer i byggnader ger realtidsinformation, vilket ersätter vissa manuella inspektioner. Även här handlar det om strukturerad data som går att dela, exempelvis internt och med externa besiktningsföretag och myndigheter.

Experternas 5 bästa tips för framgångsrik hantering av myndighetskrav:

1. Koll på beståndet – Korrekt uppdelning av fastigheter och byggnader samt kontrollobjekt, är allt med?
2. Organisation – Se till att du har intern/extern kompetens för att fullfölja myndighetskraven. Viktigt att ansvar och roller för besiktningar och egenkontroller finns.
3. Skapa en tydlig besiktningsplan – Ha koll på vad och när besiktningar/kontroller ska göras, förbered och planera, det sparar tid och pengar.
4. Integrera system – Se till att fastighetssystem och externa besiktningsföretag kommunicerar effektivt.
5. Använd data – Analyser av data ger sänkta kostnader och bättre regeluppfyllnad.

Att hålla koll på myndighetsbesiktningar behöver inte vara svårt. Med rätt strategi och digitala verktyg kan fastighetsägare säkerställa regelefterlevnad, minimera risker och spara både tid och pengar.