Bättre överlämningar i projekt

I Metas uppdrag ser vi ibland att det är svårt att få byggprojektledare och fastighetsförvaltare att kommunicera med varandra på ett fruktbart sätt när det gäller gemensamma arbetsflöden och system. Detta trots att förvaltaren ofta även fungerar som projektledare för mindre ombyggnads- och underhållsprojekt.

Problemet bottnar i att man har två viktiga överlämnandefaser där man verkligen måste samarbeta – när man startar och när man avslutar projekt. Båda parter fungerar här som både mottagare och avsändare av information. I just dessa överlämnandefaser finns stora utmaningar i många fastighetsföretag. Här kommer därför lite tips.

Införande av systemstöd och samtidig förbättring av verksamhetens processer är ett bra och väl beprövat knep när man verkligen vill etablera nya gemensamma arbetssätt och främja ett bättre samarbete med närliggande processer. Så även i detta fall.

Antag exempelvis att vi behöver ha bättre IT-stöd för hantering av byggprojekt. Redan i kravfångsten startar man samarbetet mellan de både yrkeskategorierna och naturligtvis slår man redan från början fast att det ska gå att anpassa IT-stödet för olika typer av projekt (stora investeringsprojekt, underhållsprojekt, interna utvecklingsprojekt etcetera).

Man bestämmer också att förutom att IT-stödet ska stödja den rena projektstyrningsprocessen ska det även hantera projekten i tidiga skeden samt innehålla de två överlämningsfaserna från alla parters perspektiv. Säkerställ därför också att det finns möjligheter i det valda IT-stödet att starta separata ärenden från både projekt och förvaltning.

Fördelarna är uppenbara, till exempel:

• Man säkerställer att det går att följa varje projekts historik från ax till limpa genom att man har gemensamma projektidentiteter och uppföljningsmöjligheter.
• Man skapar enkelt kvalitetssäkrade interna beställningsrutiner med tillhörande mallar mellan förvaltare och projektledare inför uppstart av projekten.
• Man ger förvaltaren möjlighet att hålla reda på status för hela sin projektportfölj av olika projekttyper.

Samarbete skapas även vid överlämnandet av projekt till förvaltning genom att man inkluderar förvaltnings- och driftsfunktionernas mottagandeprocesser. På så sätt ser man till att relevant information kvalitetssäkras enligt uppsatta krav och att informationen når mottagarna på förvaltnings- och driftsidan vid rätt tidpunkt i överlämnandeprocessen.

Samarbetet tvingar också fram ett tydliggörande av vad som är förvaltningsintressant information och hur den ska hanteras för att göras tillgänglig för alla intressenter. Ett projekt ska inte kunna avslutas med mindre än att berörda mottagare av förvaltningsinformation har gett klartecken.

Men att få projektledare och förvaltare att känna att man tillhör samma familj är till syvende och sist en ledningsfråga. Det gäller att plantera in företagets värdegrund, mål och visioner hos alla medarbetare. Detta gäller särskilt i de företag som anlitar externa projektledare i större omfattning.

Lars Lidén och Patrik Larsson på Meta

Meta medverkar återkommande med krönikor eller expertsvar om digitalisering, utveckling, informationshantering och förvaltning. Som oberoende konsulter hjälper Meta fastighetsförvaltande och serviceinriktade företag att som projektledare, specialist och rådgivare genomföra affärsstödsutveckling. För att läsa mer gå in på Förvaltarforum.