Utvecklad styrning av byggprojekt hos Västfastigheter

Ett ambitiöst och mångårigt förbättringsarbete har bedrivits sedan 2010 av Västra Götalands­regionens lokalförsörjare, Västfastigheter, som tillika är en av Västsveriges största fastighetsägare. Västfastigheter kommer inom de närmaste åren att investera mer än 2 miljarder kronor per år i sina fastigheter.

En angelägen del av förbättringsarbetet har därför varit att skapa gemensamma arbetssätt och effektivare rutiner för styrning av byggprojekt med tillhörande dokumentation och införa bra hjälpmedel som stöder detta.

Västfastigheter har stora utmaningar med att sjukvårdsverksamheten har utvecklats i snabb takt. Man har även antagit ett miljöpolitiskt program som bl a. innebär att den totala media­användningen inom regionen ska minska med hälften fram till år 2030.

För att lyckas med detta samt att nå andra mål och krav som ställs på Västfastigheter måste den egna verksamheten utvecklas och bedrivas effektivare. Tillsammans med detta måste även samverkan och samarbetet med regionens verksamheter utvecklas.

Västfastigheter startade därför 2010 upp ett samordnat program för verksamhetsutveckling kombinerat med en samordnad utveckling av rutiner och informationshantering.

Meta var tidigt med i diskussionerna och blev upphandlad som konsultstöd i utvecklingsprogrammet. Metas roll har varit att leda, driva och stötta arbetet med att införa ny metodik, nya arbetsflöden och rutiner samtidigt som man också har varit upphandlingsstöd och projektledare i införandet av ett nytt fastighetssystem, ett nytt projektstyrningssystem, ett nytt dokument- och ärendehanterings­system samt en ny gemensam portallösning. Fastighetssystemet (Landlord) har varit på plats sen en tid tillbaka och de nya rutinerna fungerar tillfredsställande.

Det är glädjande att nu också kunna konstatera att projektstyrningssystemet (CANEA) är på plats och att arbetet med att lägga över befintliga byggprojekt i CANEA pågår för fullt. Samtidigt pågår kvalitetssäkring och inläggning av alla olika styrdokument som behövs för att genomföra byggprojekt.

Alla nya projekt läggs från och med sommaren 2015 in i CANEA. Detta innebär att Västfastigheter nu fått helt andra möjligheter att kvalitetssäkra projektstyrningen och säkerställa att alla projektledare arbetar på samma sätt.

Västfastigheters förbättringsarbete har också lett till att CANEA införskaffats att användas av hela Västra Götalandsregionen för att hantera alla de olika typer av utvecklingsprojekt som bedrivs i regionen.

Meta är fortsatt engagerat i förbättringsarbetet och nästa steg i detta är att använda dokument- och ärendedelen i CANEA för hantering av alla Västfastigheters processer och hantering av alla styrande dokument och andra dokument som är av intresse för andra. Under våren 2016 kommer även Västfastigheters nya portal att lanseras där såväl interna som externa kan gå in och hämta information om fastigheter, kunder, projekt, etc och göra beställningar, hantera sin mejl, sin kalender, mm. Portalen är tänkt att vara den startsida som alla inom Västfastigheter styr in på när man börjar sin arbetsdag.